それは突然やってきます。
何かといいますと、経理担当者の退職です。
今までＡさんがされていた経理業務。「●月で辞めたいのですが・・・」あるいは事前に辞めたいという意向もなく、突然出社しなくなる、ということもゼロではありません。
そのような場合に、経理業務が属人化されていることが多いので、たちまち会社は困ります。
想定される業務としては、振込作業、請求業務、自社の仕訳入力などなど。
経理のスタッフが他にもいるならまだしも、いない会社は途端に立ち行かなくなります。
場合によっては社長自ら対応することもあります。
そのような場面に遭遇した時、さて、どのように解決することができるでしょうか？
あるいは、どのように対策しておくべきだったのでしょうか？

対策を述べる前に、経理業務とはどのようなものか、一度整理しましょう。
経理業務というのは、上記に述べた、振込作業、請求業務、自社の仕訳入力以外にも、社員の経費精算、日々の売上管理、仕入の管理、場合によっては給与や社会保険の管理・計算も行います。
いわば経理業務はその会社のお金にまつわる業務を行っているということです。

さて、突然の経理担当者退職に備えてどのような対策を講じていれば良かったのでしょうか？
考えられる対策、方法としては以下の通りかと思います。

１．経理担当者を育成しておく
２．社長もしくは役員が対応できるようにしておく
３．退職後だれでも対応できるようにマニュアルを整備しておく
４．税理士事務所に一部をアウトソーシングする

１の経理担当者の育成、という方法ですが、これについてはある一定レベルの経理に関する知識が必要なことから、少しハードルが高いかもしれません。
採用段階で経理レベルが高そうな人材を採用しておくのも良いと思います。

２の社長や役員が対応可能な状態に、という方法は、可能なのであれば緊急の対応としては良いと思われます。
ただそれが恒常的に続くのであれば営業活動にも支障をきたす恐れがあります。

３のマニュアル整備について、整備ができていたとしても理解するのが難しいのであれば、実際に対応するのは困難でしょう。どこまで業務を細分化するか、簡易なフローにするか、がポイントになります。

４の税理士事務所に一部をアウトソーシングする、という方法ですが、税理士事務所に委託することが可能なものとして、自社の仕訳入力、給与や社会保険の管理・計算ぐらいが想定されます。ただ、振込などの業務に関しては自社で対応する必要があります。

会社のリソースによって、どの方法が良いかは異なりますが、どの方法であっても自社の能力の把握は必須ですので、自社の従業員の能力についてぜひ一度確認してみてください。

属人化しやすい業務の一つとして経理業務について述べましたが、いかがでしたでしょうか？
どのような業務でもそうですが、まずは見える化すること、そしてシステムを使うなどして可能な限り簡素化すること、マニュアル整備して業務をこなすことができるようにしておくこと（再現性）が重要です。

弊所では上記のような支援が可能ですので、一度ご相談いただければ幸甚です。
（文責：京都事務所　萩原）